Cómo organizar eficazmente tu E-mail

Por: Elena Lado

¿Cómo “te enfrentas” cada día al e-mail con la cantidad de mensajes que entran y salen? ¿Requieren todos que te pongas con ellos al momento? ¿Pueden esperar? ¿Los archivas todos?

email

Rutero/a te proponemos una serie de pautas:

1.- Crea tres carpetas

No todos recibimos la misma cantidad de mensajes y en parte se debe a la actividad a la que nos dediquemos. Crea en tu email las siguientes carpetas para tener los e-mails organizados eficazmente:

Carpeta Acción: Mueve a ella los emails que no puedas responder al momento ya sea porque requieren que previamente finalices otra tarea, busques información que te soliciten en el email, etc.

Carpeta Espera: Contiene los mensajes de correo sobre los que tenemos que volver “más adelante” La denominaremos así porque en ella están aquellos emails que esperan la acción o la intervención de otra persona. Tú trabajo ya está hecho. Quedas a la espera de que otra persona realice la tarea encomendada en el email.

Carpeta Archivo: Contiene todos los mensajes relacionados con acciones que ya se han completado, que hemos revisado y que queremos guardar y que formen el “archivo” para futuras consultas. Hay personas que en lugar de archivarlos, directamente los eliminan. Esto queda a tu elección pero, en ambos casos, no es recomendable eliminarlos definitivamente.

2.- Crea filtros y “carpetas inteligentes”

A día de hoy, la inmensa mayoría de gestores de correo, permiten establecer una serie de reglas y criterios para componer “filtros” inteligentes. Esos filtros los va a aplicar a cada nuevo mensaje que te llega y en función de unos criterios previamente definidos, hacen algo con él. Así, yo le indico a la aplicación que si se dan “estas condiciones” haga “esto otro” con ese nuevo mensaje.

Deja de ordenar manualmente decenas de correos y de decidir qué hacer con ellos. La propia aplicación los clasificará por ti. Adelantas trabajo y ganas tiempo para dedicarlo a otras cosas más importantes. No lo dudes. Lleva poco tiempo crearlos y es mucho tiempo el que ganas.

Ejemplos de filtros y carpetas inteligentes que puedes crear en tu propio email:

– Un filtro/carpeta para las notificaciones y avisos de las distintas webs de empleo en las que estás registrado.

– Un filtro/carpeta para la publicidad –consentida- sobre formación que recibes de distintos centros de formación, academias, …

3.- ¿Qué hago con los emails a los que no puedo aplicar un filtro?

Recorre la lista de mensajes de arriba hacia abajo leyendo de forma muy ágil el remitente y el asunto de los mismos. Por el momento no los abras. El objeto de esta pauta es hacer un primer filtrado manual. Identificas de manera visual y rápida la relevancia de cada uno de los nuevos mensajes que te han llegado: de tu jefe, un correo basura, un correo de un cliente, …

4.- Al contestar aplica la regla de los 2 minutos

Si encuentras un mensaje que puedas contestar casi de forma inmediata (lo de los 2 minutos es una referencia temporal, a veces serán 3 minutos y a veces uno, …) hazlo justo en ese momento y sacátelo de encima.
Si el email requiere una contestación más pausada o que busque información a mayores, envíalo a la carpeta “Acción”. Cuando llegue el momento ya te pondrás con él; y si requiere la intervención de otra persona puedes enviarlo a “Espera”.
Si ya lo has leído y no tienes que hacer nada con él o la tarea o el asunto están terminados, puedes guardarlo en “Archivo” o bien eliminarlo.

Fuente:
Gestiona mejor tu vida. Alberto Pena
La Nueva Ruta del Empleo

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