Es cuestión de Comunicación

Por: Johanna Alaminos

Comunicacion-empresarial

“La comunicación funciona para aquellos que la trabajan (John Powell)”

Si existe algo esencial para el éxito de una empresa es una buena comunicación organizacional. La comunicación es algo que hacemos a diario y continuamente, comunicamos aun cuando no queremos comunicar. Nos comunicamos en nuestras relaciones personales, en las familiares, y por supuesto en nuestro trabajo. Comunicamos a través de palabras (lenguaje verbal), de gestos (lenguaje no verbal) pero también comunicamos a través de silencios, y éstos que parecen no decir nada, dicen mucho, ya que son capaces de transmitir el punto de inicio o final en una comunicación. Me comunico tanto por lo que hablo, por lo que hago y por lo que callo.

Lograr una efectiva comunicación en tu empresa resulta de vital importancia para demostrar eficiencia, organización, coordinación y, obtener mayor productividad de l@s emplead@s y, en consecuencia, éxito empresarial. En nuestro ambiente de trabajo interactuamos con l@s jefes, con l@s compañer@s de trabajo, con l@s clientes, etc., y siempre nos estamos comunicando.

La comunicación empresarial se clasifica en dos niveles, la Interna (aquella que se da dentro de la misma empresa con emplead@s y superiores), y la Externa (la que se da entre la empresa y el mundo exterior, ya sean clientes o proveedores, para transmitir la identidad corporativa). Ambas son importantes, y ambas deben ser eficientes comunicando, pero una mala comunicación interna es capaz de traspasar y contagiar a la comunicación externa dando finalmente una imagen ineficiente, y de completo desastre organizacional. Por ello hay que prestar especial cuidado en la comunicación interna, y procurar que esta sea fluida.

En todo proceso de comunicación intervienen varios elementos, como son: emisor, mensaje, receptor, canal de comunicación y retroalimentación. La función del emisor es la de comunicar un mensaje, y la del receptor comprender dicho mensaje, a través del canal comunicativo utilizado. Los canales de comunicación son variados, pero deben asegurar que el flujo de comunicación es eficaz: boletines, posters, reuniones en salas de juntas, convocatorias, audiovisuales pedagógicos, emails, etc. El circuito de la comunicación se cierra cuando se da la retroalimentación, que es cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor.

Ahora bien, cómo circula la información de la empresa hasta llegar a sus destinatarios es una de las claves para ver qué tipo de red comunicativa existe, que puede ser formal o informal. La red de comunicación formal, se caracteriza por ser establecida por la misma empresa, y tiene como objetivo, hacer llegar la información en el momento preciso y a la persona indicada. Respeta la jerarquía de la compañía y su organigrama, tiene en cuenta solo el puesto del trabajador@, es bastante regular, previsible y estática. Las redes formales de comunicación pueden ser en cadena, en Y, o en estrella, ofreciendo una tendencia centralizada de la información siendo así la comunicación más eficaz, o también redes formales de comunicación en círculo o de multicanal, en las que tienen un sistema descentralizado, y los trabajadores se sienten satisfechos y partícipes de la información transmitida.

Por otro lado, la red de comunicación informal, surge de forma espontánea de las relaciones que mantienen los trabajadores, por sus afinidades y necesidades personales. Suele satisfacer las necesidades sociales de las personas de la empresa, y normalmente tiene efectos positivos en las organizaciones, ya que ayudan a crecer y a desenvolverse en el entorno laboral, potenciando la colaboración. Esta red, hace aflorar los sentimientos de l@s emplead@s, crean un canal alternativo de comunicación, pueden llegar a reinterpretar la información oficial de la organización, y hacer circular su propia información no oficial, por lo que saber manejarla, y hacer que fluya de forma correcta, restando los efectos negativos como las malas interpretaciones, las distorsiones de información, la difusión de chismes contra la empresa, o la extensión de rumores, es fundamental. Tanto la red formal como la informal, se superponen y se complementan.

Los sentidos que recorre la comunicación interna de la compañía también es un punto importante. La comunicación vertical descendente se da cuando la dirección emite órdenes, instrucciones, o hace correcciones, a l@s subordinad@s y es la más frecuente. La comunicación vertical ascendente, sucede cuando l@s emplead@s realizan alguna propuesta o sugerencias a l@s superiores, a través de encuestas, sondeos, informes a la dirección, etc. Es bastante escasa, ya que la dirección no suele aceptar de buen agrado las críticas a su posible gestión, y, sin embargo, puede mejorar la calidad de la empresa, la integración y participación del trabajador@. Por otra parte, está la comunicación horizontal, que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico y pretende facilitar la coordinación de actividades, resolver problemas, compartir información, y crear mayor afinidad entre l@s compañer@s.

Para que el flujo de comunicación interna en la empresa sea efectivo, debe tener la suficiente flexibilidad para adaptarse a las necesidades que vayan surgiendo dentro de la misma, una red de comunicación formal sólida para que la información llegue a la persona adecuada en el justo momento, pero también una red de comunicación informal estable, que refleje un buen clima laboral, sin tensiones que favorezca la unión entre compañer@s y el sentimiento de pertenecer al mismo equipo. Puede que a veces sea necesario usar una comunicación descendente, otras una ascendente, y muchas veces la horizontal.

Es decir, directiv@s o emplead@s, debemos ser capaces de: transmitir de forma clara y concisa la información, hablar en positivo, con sinceridad y libertad, respetando los diferentes puntos de vista, dialogando para llegar a acuerdos profesionales, valorando el desempeño de cada un@. Para ello, hay que recordar los beneficios que supone hacer reuniones periódicas entre jefes y trabajadores, proponer debates, organizar seminarios y jornadas de formación, implicar en proyectos, actualizaciones o iniciativas de la empresa, concretar grupos de estudio, visitar a los distintos departamentos, o tener charlas o reuniones informales de ambiente distendido (un café, un tapeo, una cena, etc.), y será entonces cuando nos comunicaremos eficazmente.

Es cuestión de comunicación tener éxito organizacional, ya que, si es eficaz, con una cultura abierta, se fomenta el compañerismo, el trabajo de equipo, mayor organización y coordinación, el compromiso con la empresa, la responsabilidad, la motivación, y la productividad. Un@ trabajador@ escuchad@ y tenid@ en cuenta en sus peticiones laborales, se sentirá satisfech@ en su trabajo, será feliz, y trabajará a gusto, porque todo fluye.

“Un buen líder dedica más tiempo a la comunicación que a cualquier otra actividad (Jan Carlson)”.

Fuente: La Nueva Ruta del Empleo

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