Claves para controlar la gestión de una pequeña empresa

Por: María Jesús Garzón

Una vez puesta en marcha nuestra empresa, es importante controlar la gestión de la misma, es decir, verificar que las actividades desarrolladas en la empresa se dirigen en todo momento a conseguir los objetivos previamente establecidos por las personas que ostentan la dirección.

La necesidad de control, tradicionalmente realizado por las grandes empresas, se extiende hoy día a las pequeñas empresas, que deben ser conscientes de la importancia de desarrollar actividades de control, centradas en las características de las pymes.

Las áreas en las que generalmente se realizan procesos de control, son las siguientes:

1. Control de la gestión financiera: mediante la aplicación de ratios, la empresa puede conocer datos económicos que le informan y avisan de su gestión: ejemplo: conocer la rentabilidad de una inversión , el nivel de endeudamiento o capitalización de la empresa.

2.Control del grado de satisfacción de los clientes de la empresa en cuanto a la visión general que de la misma tienen como en relación a los productos y servicios prestados, que desembocará en un incremento en la fidelidad de los clientes.

3. Recursos humanos de la empresa. Realizar cuestionarios para conocer la satisfacción del trabajador así como su grado de integración en la empresa que conlleva a conocer a las personas que trabajan en la empresa y a lograr una mayor vinculación con la empresa.

4. Procedimientos de trabajo, que deben revisarse y verificar su eficiencia cada cierto tiempo, para modificar lo que resulte obsoleto y mejorar en la gestión.

La puesta en marcha de los procesos de control supone llevar a cabo las siguientes etapas:

Señalar las variables fundamentales para la empresa, que serán objeto de análisis y que serán distintas para cada tipo de empresa, por ejemplo, conocer la cuota de mercado alcanzada, el volumen de exportaciones, el nivel de satisfacción de los clientes etc.

Establecer metas que la empresa desee alcanzar para saber cuánto le falta para saber el esfuerzo en tiempo y en costes económicos.

Medición de los resultados: el control se basa en las métricas que hagan objetivos los resultados.

Valoración de esos resultados obtenidos y la toma de decisiones posteriores que mejoren la gestión empresarial.
Es importante identificar las áreas críticas de la empresa, es decir, aquéllos ratios y variables que nos indican la evolución que la empresa está teniendo y que sirven e base para una adecuada gestión empresarial.

Una herramienta de gestión empresarial que ayuda a medir a medir la evolución de la actividad de la empresa desde un punto de vista de estrategia empresarial es el cuadro de mandos integral. Consiste en un sistema de control de datos que los agrupa y da información útil a la persona que lo gestiona.

Nos da información sobre el grado en que se alcanzan unos objetivos previamente fijados, indicando la evolución de las principales variables señalando la relación que existe entre las distintas variables.

Diseñar un cuadro de mandos integral para una empresa conlleva, por lo tanto, unas etapas:

1. Fijar una estrategia empresarial, con unos objetivos a largo plazo.

2. Determinar los indicadores que permiten observar la evolución de las distintas áreas que deseemos controlar y valores.

3. Establecer las metas o valores a las que deseamos llegar.

4. Establecer las actuaciones operativas o programas de acción a corto plazo para alcanzar las metas previstas.

Los indicadores están en función de las cuatro áreas en que se divide la gestión empresarial: financiera, procesos internos, clientes y aprendizaje y crecimiento.

El empresario determina cuales son las más útiles para la consecución de sus objetivos, habiendo una gran cantidad de indicadores: volumen de facturación, flujo de caja, venta por trabajador, rentabilidad de fondos, número de clientes, ventas por clientes, visitas a la web, cuota de mercado, etc.

El proceso de recogida de datos que supone el centro de mando integral, tiene valor cuando ofrece información a la empresa y sirve para adoptar medidas de ajuste, determinando las correcciones a las disfunciones que se hayan presentado.


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